Der HFC bewahrt für jeden einzelnen Schüler während des gesamten Lehrgangs und bis drei Jahre nach Abschluss der letzten Ausbildungssitzung die folgenden Aufzeichnungen auf:
- Einzelheiten der Ausbildung am Boden und im Luftfahrzeug;
- Angaben zu individuellen Fortschritten;
- Informationen über die Lizenzen und die damit verbundenen Berechtigungen im Zusammenhang mit der durchgeführten Ausbildung unter Angabe der Zeitpunkte, an denen die Berechtigungen und medizinischen Zeugnisse ihre Gültigkeit verlieren.
Der HFC bewahrt zudem den Bericht über die jährliche interne Überprüfung und den Tätigkeitsbericht jeweils drei Jahre ab dem Zeitpunkt auf, an dem diese Berichte erstellt wurden.
Weiterhin bewahrt der HFC sein Ausbildungsprogramm drei Jahre ab dem Zeitpunkt auf, an dem der letzte Ausbildungslehrgang auf der Grundlage dieses Programms durchgeführt wurde.